Spesso è un foglio compilato di fretta, o un messaggio vocale al titolare. Ma quando nasce una contestazione o un’assistenza, è proprio il rapportino a fare la differenza.
Vediamo cosa deve contenere e come renderlo utile per tutto lo showroom.
Avanzamento giornaliero e fine lavoro
Per i montaggi che durano più giorni servono due livelli: un avanzamento per ogni giornata (cosa è stato montato, problemi incontrati) e un rapportino di fine lavoro che chiude l’intervento.
In Totalone i rapportini distinguono le giornate di avanzamento dal fine lavoro, con autore, data, note e foto.
I campi essenziali
- Cliente e indirizzo dell’intervento
- Data e squadra (chi ha montato)
- Prodotti montati e prodotti mancanti
- Descrizione dei lavori svolti e note
- Foto dell’avanzamento e del risultato
- Firma del cliente a fine lavoro
Le foto valgono più delle parole
Una foto del montaggio finito, dei punti critici e di eventuali danni trovati all’arrivo protegge squadra e showroom. Allegata al rapportino, resta collegata al cliente e non si perde nel telefono di un montatore.
Cosa manca: il collegamento con l’assistenza
Se il montaggio si chiude con un pezzo mancante o danneggiato, il rapportino deve dirlo chiaramente. È il punto di partenza dell’assistenza: cosa sostituire, chi lo ha in carico, quando tornare.
La firma del cliente
La firma a fine lavoro attesta che il cliente ha visto il risultato. Non elimina i reclami, ma rende chiaro cosa era stato consegnato e in quale stato.
Un documento da stampare o inviare
Il rapportino deve poter diventare un documento ordinato, con i dati del cliente, il periodo del montaggio, le note e la documentazione fotografica, da stampare o condividere.
Errori frequenti
- Rapportini compilati giorni dopo, a memoria
- Note generiche come “tutto ok”
- Foto non salvate o non collegate al cliente
- Pezzi mancanti non segnalati
- Firma assente
Perché conviene farlo bene
Un buon rapportino riduce le contestazioni, accelera le assistenze e permette di capire quali prodotti o fornitori creano più problemi al montaggio. È il ponte tra il lavoro sul campo e la qualità percepita dal cliente.
Porta questo processo nel lavoro quotidiano.
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