Il problema raramente è il ritardo in sé, ma come viene gestito: scoperto tardi, comunicato male, con una squadra di montaggio già prenotata e un cliente che ha organizzato la casa per quel giorno.
Ecco come prevenire le sorprese e trasformare un ritardo in un momento di fiducia invece che di tensione.
Sapere cosa deve arrivare, e quando
Il primo strumento contro i ritardi è un calendario degli arrivi previsti: ogni prodotto ordinato, con la data attesa e il cliente a cui appartiene.
In Totalone gli arrivi previsti della merce si leggono in un calendario mensile, con prodotto e cliente su ogni arrivo.
Accorgersene prima del cliente
Un ritardo scoperto il giorno della consegna è un problema. Lo stesso ritardo scoperto due settimane prima è un’informazione da gestire.
Controlla a cadenza fissa gli arrivi della settimana successiva e sollecita i fornitori sulle date a rischio.
- 01Ogni settimana: verifica degli arrivi dei 7–14 giorni successivi
- 02Sollecito ai fornitori per le date non confermate
- 03Aggiornamento della data prevista appena cambia
Consegne parziali: il problema dei colli mancanti
Una cucina può arrivare in molti colli, a volte in giorni diversi. Montare con un collo mancante significa tornare una seconda volta.
Tracciare i colli per cliente, e lo stato di ogni prodotto (ordinato, arrivato), permette di programmare il montaggio solo quando la merce è davvero completa.
Riorganizzare i montaggi
Quando una data salta, il calendario dei montaggi va aggiornato subito e la squadra riassegnata. Lo spazio liberato può essere usato per un altro cliente con merce già completa.
Come comunicarlo al cliente
- Avvisa appena lo sai, non il giorno prima
- Spiega cosa è in ritardo e cosa invece è pronto
- Indica una nuova data realistica, non ottimistica
- Proponi alternative se esistono (consegna parziale, montaggio in due tempi)
- Registra la comunicazione, così tutto il team sa cosa è stato detto
Documenti: DDT e storico
I documenti di trasporto e le distinte servono per verificare cosa è arrivato davvero e per eventuali contestazioni al fornitore. Conservarli collegati al cliente evita ricerche nelle cartelle.
Il filo da non spezzare
Ordine, arrivo, magazzino, montaggio: se queste informazioni stanno in strumenti diversi, ogni ritardo richiede una ricostruzione. Collegate alla stessa vendita, si aggiornano insieme.
Porta questo processo nel lavoro quotidiano.
Scopri la pagina prodotto collegata a questo approfondimento e verifica il flusso con un caso reale del tuo showroom.