Chiamare quel pagamento “acconto” o “caparra” non è indifferente, e tenere traccia di quanto è stato incassato e di quanto manca è una delle attività amministrative più delicate dello showroom.
In questa guida vediamo le differenze principali e come organizzare acconti e saldi in modo che tutto il team sappia sempre la situazione di ogni cliente.
Acconto: un anticipo sul prezzo
L’acconto è una parte del prezzo pagata in anticipo. Se il contratto non va a buon fine, di regola va restituito, fatto salvo l’eventuale risarcimento del danno da far valere separatamente.
Caparra confirmatoria e penitenziale
La caparra confirmatoria (art. 1385 del Codice civile) rafforza l’impegno: se chi l’ha versata non adempie, l’altra parte può recedere e trattenerla; se è chi l’ha ricevuta a non adempiere, l’altra parte può recedere ed esigere il doppio.
La caparra penitenziale (art. 1386 c.c.) è invece il prezzo del recesso: chi recede perde la caparra versata o restituisce il doppio di quella ricevuta.
Scriverlo chiaramente nel documento
Nel preventivo accettato o nell’ordine firmato indica sempre importo, natura del pagamento (acconto o caparra), modalità e data. Un’indicazione vaga come “anticipo” lascia spazio a contestazioni.
Più acconti nella stessa vendita
Nelle vendite importanti il pagamento può essere diviso in più tranche: alla firma, all’ordine, prima della consegna. Ogni tranche ha un importo, una data prevista e uno stato (pagato o da pagare).
- 01Acconto alla firma
- 02Eventuale secondo acconto all’ordine dei materiali
- 03Saldo alla consegna o a fine montaggio
Il saldo: sapere sempre quanto manca
Saldo = venduto − acconti ricevuti. Sembra banale, ma con preventivi rivisti, sconti aggiunti e servizi extra il numero cambia. Il saldo giusto deve essere visibile anche a chi consegna, per evitare montaggi completati senza incasso.
Acconti e saldi per tutto lo showroom
Oltre alla singola vendita, serve una lettura d’insieme: quanto è stato incassato in acconti e quanto resta da ricevere, per sede e per venditore.
Nella pagina Totalone di Totalone ogni trattativa mostra preventivato, venduto, acconti e saldo, e il riepilogo indica acconti ricevuti e acconti da ricevere.
Buone pratiche
- Registra ogni pagamento appena ricevuto, con data e metodo
- Collega gli acconti alla vendita, non a un foglio separato
- Ricontrolla il saldo dopo ogni modifica del preventivo
- Rendi visibile il saldo a chi organizza consegne e montaggi
- Distingui sempre importi IVA inclusa ed esclusa
Porta questo processo nel lavoro quotidiano.
Scopri la pagina prodotto collegata a questo approfondimento e verifica il flusso con un caso reale del tuo showroom.